Att komma åt historiska data när som helst borde vara en självklarhet för företag – men visar sig ofta vara mycket svårt. Ofta för att företaget tror att de backup-lösningar man har även löser arkivfrågan. Det gör de inte, skriver Peter Tötterman, marknadschef på IT-konsultfirman ITF.
Den här texten ursprungligen publicerad på ITFs företagsblogg.
Det är viktigt att skilja på backup och arkivering, eftersom ändamålet med dem är olika och därmed även kraven på vilka lösningar man skall välja.
- Backup består av en ögonblicksbild av ett system, delsystem eller databas och filsystem, syftet är att vid ett haveri återställa allt till det senaste tillståndet. Backupen innehåller ofta data med många inbördes beroenden mellan system och tillhörande information. Det är oftast krångligt och svårt att bara återställa en del av den information man har utan att man får inkonsistens i system eller databas. Backuper är också hårt knutna till en viss konfiguration av hård- och mjukvara varför återläsning kräver en närmast identisk miljö. En verksamhet är normalt inte intresserad av att återställa ett system till vad det var för en månad eller ett år sedan utan kanske maximalt ett dygn före haveri, vilket ändå kan innebära att senaste dagens arbete är förlorat. Av detta skäl kan man betrakta backuper som färskvara.
- Arkivering är till skillnad från backup inriktad på långtidsförvaring. Orsaken till arkivering kan vara olika regulatoriska krav som t.ex. Myndighetskrav, stöd för framtida forskning eller analyser av verksamheten. Vilka orsakerna är och vilka krav de medför bör vara med vid planeringen av arkivrutinerna. Vid arkivering är det viktigt att man planerar för att informationen kan läsas och förstås i framtiden. Val av lagringsformat ska vara så teknik- och produktoberoende som möjligt, metadata som beskriver vad ”arkivet” innehåller ska lagras tillsamman med arkivet, inga referenser/pekare ska peka utanför arkivet, en ”order” ska inte bara innehålla ett kundnummer. All adekvat kundinformation som gällde vid ordertillfället ska finnas med (jämför med pappersdokument).
De flesta företag har idag kommit långt i sin backuphantering och vissa har lagt ut denna hantering till en partner som tillhandahåller backup som tjänst d.v.s datan kopieras utanför huset till partnerns miljö. Arkivering är tyvärr något man sammankopplar med backup alltför ofta och inte sällan hör man argument mot arkivering med att de ”sparar” kopior av backuper flera år tillbaka. Problemet är att system uppdateras och uppgraderas. Ser t ex din IT-miljö ut på samma sätt idag som det gjorde för 10 år sedan? Om polis eller annan myndighet kräver utdrag ur dina transaktioner måste du kunna söka och redovisa dessa enligt lag. Det är då inte helt ovanligt att hårdvara har bytts ut och att system uppdaterats. Att då återställa de system och den information som finns på backuperna kräver en identisk miljö som du hade för 10 år sedan. Idag finns det system som tar backup och är en blandning av bägge två, men att lyfta denna fråga och se över sina rutiner om hur ni hanterar er information och ställa frågan om ni kan uppfylla de regulatoriska krav som ni enligt lag är skyldiga att följa.
Peter Tötterman,
marknadschef och affärsutvecklare på ITF – Svensk IT Funktion
